اهمیت بررسی و شفاف سازی صورت های مالی به گونه ای است که امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری بسیار ضروری به نظر می رسد. استفاده از این نرم افزار نه تنها امور مربوط به حسابداری را آسانتر کرده بلکه به مدیران شرکت ها کمک می کند تا کسب و کاری اصولی تر و کاربردی تر داشته باشند. در گذشته و به روش سنتی حسابداری توسط افراد با تمرکز و دقت انجام می گرفت. با این با این حال این عمل بسیار سخت و زمانبر بود و هم موجب ایجاد خطاهایی در حساب و کتاب می شد.
پیشرفت تکنولوژی و پدید آمدن نرم افزارهای حسابداری موجب بالا رفتن سرعت و دقت در بررسی صورت های مالی شد. نرم افزار حسابداری به گونه ای عمل می کند که در صورت بروز خطا یا تداخل اعداد به شما پیغام ارسال خواهد کرد. بسیاری از شرکت ها جهت ثبت معاملات، بررسی سود و زیان، خرید و فروش، ثبت چک های دریافتی و ارسالی به استفاده از نرم افزار حسابداری آورده اند. به طور کلی این نرم افزار امروزه با زیرمجموعه های گسترده تمام کارهای مورد نیاز در امور حسابداری و مدیریتی را برای شرکت ها ثبت و پشتیبانی می کند. شما با وارد کردن اطلاعات می توانید به راحتی دریافتی دقیقی از صورت حساب های مالی سازمان و شرکت را مشاهده کنید. ما در این مجموعه با طراحی و ساخت نرم افزار حسابداری با روش نوین به شما خدمات گسترده ای در این حوزه ارائه خواهیم داد.
ویژگی های نرم افزار حسابداری
همانگونه که بیان کردیم نرم افزار حسابداری انبار امروزه طیف وسیعی از نیازهای مدیران شرکت ها و کارخانجات را پاسخگو خواهد بود. برای انجام انواع حسابداری، مدیریت انبار، مدیریت تولید، مدیریت خدمات اداری و سایر خدمات موجود در شرکت می توانید از نرم افزار جامع بهره مند شوید. استفاده از نرم افزار معمولاً ساده بوده و فرد حسابدار با آموزشی کوتاه مدت می تواند به شرایط مسلط شود. گزارش های پردازش شده در نرم افزار معمولاً بدون خطا بوده و در سریعترین زمان، جامع ترین اطلاعات را در اختیار شما قرار خواهد داد.
استفاده از سیستم حسابداری مناسب به شما کمک می کند تا با دقیق ترین روش بتوانید سرمایه ای که دریافت کرده اید را ثبت کنید. این کار برای شما موجبات حذف اعمال غیر ضروری را فراهم می کند. پروسه استفاده شده در نرم افزار حسابداری به گونه ای است که انواع محاسبات ریاضی را به راحتی و در سریع ترین زمان برای شما انجام خواهد داد. علاوه بر این شما می توانید با نظارت جامع بر مبالغ در حال گردش یک مدیریت قوی در کسب و کار خود ایجاد کنید.
چگونه یک نرم افزار حسابداری متناسب با شغل‌مان انتخاب کنیم؟
هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری برای شغل خود، باید درک خوبی نسبت به نیازهای کسب و کارتان و ویژگی‌هایی که با توجه به شغل شما باید در نرم افزار حسابداری پیش‌بینی شده باشد، داشته باشید. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نرم افزار حسابداری که میخواهید تهیه کنید، حتما مد نظر قرار دهید:
دارای نسخه تست (دمو) رایگان باشد
نرم افزار حسابداری که شما قصد تهیه و استفاده کردن از آن را دارید، باید یک دوره آزمایشی رایگان، به شما خدمات ارائه دهد تا شما وقت داشته باشید تا زوایای مختلف این نرم افزار را بررسی کنید. شما می‌توانید در این دوره آزمایشی و رایگان، برای بررسی صحت گزارش‌ها و سهولت استفاده، چند داد و ستد آزمایشی وارد این نرم افزارکنید.
سهولت در استفاده
موضوع حسابداری خودش به اندازه کافی سختی و پیچیدگی دارد بنابراین برای انتخاب نرم افزار حسابداری، سهولت در استفاده بسیار مهم است. پس نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که دارای رابط کاربری آسان باشد و از ویژگی‌های غیر ضروری دوری کرده باشد.
دسترسی چند کاربره
اکثر نرم افزارهای حسابداری به کسب و کارها اجازه می‌دهند تا چند کاربر به اطلاعات موجود دسترسی داشته باشند. برخی از سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند بدون هیچ هزینه اضافی کاربران را دعوت و س\س به نرم افزار اضافه کنید. دقت داشته باشید نرم افزار حسابداری که انتخاب می‌کنید به شما این امکان را بدهد تا دعوت از کاربران دیگر به راحتی انجام شده و همکاری با آنها بدون هیچ مشکلی پیش برود.
اتوماسیون (انجام برخی امور بصورت خودکار)
اتوماسیون در نرم افزار حسابداری می‌تواند به کارهایی مانند ارسال فاکتورهای مکرر و یادآوری‌های پرداخت کمک کند و فرصت بیشتری را برای تمرکز بر تصویر کلی از سلامت مالی به شما می‌دهد. به دنبال برنامه‌ای باشید که ویژگی‌هایی را برای صرفه جویی در وقت شما و حداقل مداخلات دستی ارائه دهد.
آنلاین بودن نرم افزار حسابداری
یکی از مهمترین عواملی که باید هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری مد نظر قرار دهید این است که آیا شما یک نرم افزار حسابداری آفلاین میخواهید یا یک نرم افزار حسابداری آنلاین. اینکه کدام مدل را ترجیح دهید ممکن است به نوع کسب و کار شما بستگی داشته باشد. البته با توجه به مزیت‌هایی که نرم افزار حسابداری آنلاین نسبت به آفلاین دارد، معمولا حسابدارها از نوع آنلاین بیشتر استفاده می‌کنند.
امنیت داده‌ها
اگر شما یک نرم افزار حسابداری آنلاین را انتخاب می‌کنید، امنیت داده‌های شما یکی از مهمترین مواردی است که باید به آنها توجه داشته باشید. در مورد نحوه و محل ذخیره اطلاعات خود حتما با شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری مشورت کنید. حتما در مورد نحوه تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و اطلاعات خود، همه جوانب را در نظر بگیرید و در اولویت خود قرار دهید. همچنین باید از تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها اطلاع پیدا کرده و از تعداد دفعات لازم برای تهیه نسخه پشتیبان مطمئن شوید.
مقیاس‌پذیر
اکثر مشاغل در انتخاب یک نرم افزار حسابداری که مطابق با نیاز آنها بسته به زمانی که میخواهند از آن نرم افزار استفاده کنند، دچار اشتباه می‌شوند. با رشد یک کسب و کار، صاحبان مشاغل معمولاً متوجه می‌شوند که نرم افزار حسابداری آنها در زمان حال دیگر پاسخگوی نیازهای امروز آنها نیست و آنها را ملزم به رفتن به سراغ نرم افزار حسابداری دیگر می‌کند. به شدت توصیه می‌کنیم، نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که بتواند متناسب با کسب و کار شما باشد و در گذر زمان، نیاز نداشته باشید که مدام از نرم افزاری به نرم افزار دیگر کوچ کنید.
تحمیل نکردن هزینه‌های اضافی
نرم افزار حسابداری شما باید تمام ویژگی‌های حسابداری مورد نیاز شما را با قیمت مناسب فراهم کند. برخی از برنامه‌های حسابداری برای به روزرسانی و پشتیبانی به طور جداگانه هزینه دریافت می‌کنند، شما را مجبور به خرید لوازم جانبی می‌کنند یا برای نگهداری هزینه اضافی می‌گیرند. یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید که هیچگونه هزینه پنهانی در ارتباط با آن نداشته باشد.
پشتیبانی فنی
نرم افزار حسابداری که استفاده می‌کنید باید رابط کاربری آسانی داشته باشد اما یک نرم افزار حسابداری حرفه‌ای باید پیش بینی کند اگر زمانی کاربران به مشکلی خوردند از چه منبع دیگری می‌توانند کمک و پشتیبانی دریافت کنند. در توضیح این مورد باید اینگونه بگوییم که اگر یک نرم افزار حسابداری فقط یک کانال ارتباطی برای پشتیبانی به کاربرانش معرفی کند، موضوع خوبی نیست. شما باید فرض کنید که در برخی مواقع به پشتیبانی فنی احتیاج دارید و به دنبال این هستید که از طرق مختلف مانند ایمیل، تلفن یا شبکه‌های اجتماعی، بتوانید خدمات پشتیبانی فنی مورد نظرتان را در اسرع وقت دریافت کنید.
نرم افزار مدیریت انبارداری
فارغ از نوع فعالیت افراد و مجموعه هایی که در بخش های تولیدی فعالیت می کنند، انبارداری و مدیریت انبار را از مهم ترین اجزای کسب و کار محسوب می کنند. شما چنانچه دارای یک فروشگاه کوچک یا بزرگ باشید باید با اطلاع دقیق از تعداد کالاهای موجود در انبار و ارزش ریالی آن ها مدیریت جامعه بر انبار داشته باشید. به همین منظور امروزه نرم افزار مدیریت انبار به کمک مدیران و صاحبان کسب و کار آمده است. از آنجایی که بین کالاهای موجود در انبار و سایر بخش های شرکت های تولیدی و بازرگانی ارتباط مستقیم وجود دارد نرم افزار مدیریت انبار می تواند با یکپارچه سازی سازمان به مدیران در کسب و کار کمک کند.
کارخانه جات و شرکت های تولیدی معمولاً از انبارگردانی و حسابداری به عنوان یک بخش مهم نام می برند. به همین منظور در بازه های زمانی مختلف و با هدف کنترل دارایی ها و موجودی انبار سعی بر نظارت کامل بر انبار خواهند کرد. امروزه نرم افزارها به منظور افزایش دقت و سرعت در مدیریت انبار و همچنین استفاده از امکانات و تکنولوژی های مختلف طراحی و تولید می شوند. مجموعه ما با طراحی نرم افزار مدیریت انبارداری به شما کمک می کند تا بتوانید تمام نیازهای خود در مدیریت این بخش از سازمان و شرکت تولیدی خود را دریافت کنید.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت انبارداری
همانگونه که بیان کردیم نرم افزار انبارداری به مدیران کمک می کند تا بتواند با کنترل و مدیریت عملیات روزمره کسب و کار خود را هدایت کنند. امروزه استفاده از این نرم افزارها با قابلیت های ویژه ای که دارند به کنترل و مدیریت عملیات در شرکت ها و کارخانجات کمک فراوان می کنند. نرم افزار مدیریت انبارداری با مکانیزاسیون جامعی که دارد در بهره‌ب رداری از انبار و مراکز توزیع می تواند کنترل قابل توجهی به مدیران ارائه دهند. علاوه بر این نرم افزار مدیریت انبارداری با بهینه کردن سیستم یک فرآیند طولانی را به راحتی برای مدیران انجام می دهند.
از مزایای بهره مندی از نرم افزار مدیریت انبارداری می توان به سازماندهی و پردازش اطلاعات مهم کالاهای موجود در انبار، ارسال محصولات به مشتریان، به دست آوردن اطلاعات و محصولات از تامین کنندگان و مدیریت جامع ورود و خروج کالاها در انبار اشاره کرد. استفاده از این نرم افزار بهترین و موثرترین روش برای مدیریت انبار خواهد بود. با پیشرفت تکنولوژی و به وجود آمدن رقابت در بین کسب و کارها و روش های سنتی و کاغذی پاسخگویی مدیریت انبار نخواهند بود.
نرم افزار مدیریت تولید
مدیریت تولید و کنترل این فرآیند از مهمترین اعمال برای دستیابی به حداکثر بازده و افزایش کسب و کار خواهد بود. در واقع مدیریت تولید به عنوان یک مرحله، تولید کننده را قادر می‌سازد تا با هوشمندانه کار کردن روند تولید خود را بهینه کند. این فرآیند با حجم اطلاعاتی بالا می تواند شرایط را بررسی کرده و اطلاعات جامعی به مدیران ارائه دهد. نرم افزار مدیریت تولید با ایجاد دید کلی به فرآیند تولید نگاه می کند. به همین منظور شما جهت فاصله گرفتن از روش های سنتی که با جمع آوری مدارک و اسناد مواجه بود می توانید به راحتی از نرم افزار دریافت و پرداخت بهره مند شوید.
